Як показало дослідження "Мережі інновацій бізнес-ефективності" (BPI) сьогодні у багатьох організацій є нагальна потреба вдосконалення практики щодо безпеки конфіденційних документів.

У опитуванні керівників та інформаційних працівників 6 з 10 респондентів відповіли, що вони або ті, кого вони знають, мали випадки помилкової відправки конфіденційних документів тим, хто не повиннен їх бачити.

Близько 89 відсотків опитаних вважають, що в їхній організації зросли ризики щодо безпеки конфіденційних документів через збільшення чисельності засобів зв’язку і в тому числі поширення мобільних пристроїв. І найбільше хвилює випадковий обмін конфіденційними документами з помилковими адресатими.

Опитування оказало:
- 95 відсотків респондентів висловлюють занепокоєння щодо безпеки документів у їх організації.
- 75 відсотків кажуть, що їх організації створюють конфіденційні документи щонайменше щотижня.
- Менше третини заявили, що їхні компанії мають рішення щодо безпеки документів, які ефективно використовуються.
- Близько 43 відсотків заявляють, що працівники їх компанії не мають достатнього розуміння політики щодо захисту документів, або вони не знають про її існування в компанії.
- Лише 16 відсотків кажуть, в їх організації "все гаразд" у питаннях запобігання втрати чи випадкового розповсюдження конфіденційних цифрових документів.
"То ж більшість компаній, очевидно, недостатньо попрацювали що до захисту цінної інформації, що міститься в певних документах", - сказав Дейв Мюррей, керівник продуманого лідеру мережі BPI. "Наше дослідження показує, що широкий спектр інформації, яка може скомпрометувати бізнес, зостається вразливою що до ненавмисних витоків і тим більше крадіжок. Організаціям потрібно зробити більше, щоб встановити чітку політику безпеки документів та навчити співробітників використання інструментів та практики щодо забезпечення конфіденційності інформації, яку вони обробляють".
Випадкове надсилання конфіденційного документа "помилковому адресату" стало на сьогодні найбільшим ризиком, який назвали 61 відсоток респондентів. Доля з причини кібер-атак склала (37 відсотків). Навмисні витоки з вини працівників (33 відсотки) та конфіденційні документи, якими ділилися без дозволу з сторонніми партнерами (31 відсоток).

Конфіденційні документи створюються в широкому діапазоні підрозділів на підприємстві, в результаті чого, як повідомляється у звіті, є численні типи інформації, що мають високоу цінність і відповідний ризик. Учасники опитування висловили свою стурбованість наявністтю великої кількості конфіденційної інформації, що постійно знаходиться під загрозою.

Проблемними секторами були названі:
    Фінансові дані.
    Записи працівників.
    Юридичні документи.
    Бізнес-контракти та угоди.
    Комерційна таємниця та інтелектуальна власність.
    Бізнес, маркетинг та плани продажів.

Опитуваня також визначило найбільш ймовірні наслідки порушень, пов’язаних із конфіденційними документами.

У першу п'ятірку ввійшли:
    Репутаційні компроміси.
    Позови клієнтів, службовців чи партнерів.
    Втрата роботи чи догана.
    Втрачений час на пошуки виправлення проблеми.
    Конкурентний ризик.

Дослідження виявило потребу в нових та більш ефективних рішеннях щодо захисту конфіденційних документів.

У ході дослідження був виявлений інтерес до (хмарних) рішеннь, які здатні віддалено відстежувати, відкликати та контролювати цифрові документи після їх розповсюдження. Близько 89 відсотків респондентів сказали, що цей вид технології буде корисним для захисту документів від небажаної експозиції.